Kako doseči, da bodo zaposleni vašo aplikacijo za zaposlene dejansko uporabljali

Mesece lahko porabite za izbiro platforme, pripravo vsebin, povezovanje sistemov in vse drugo, kar je potrebno za uvedbo. Nato pride veliki dan. Aplikacijo predstavite, pošljete e-pošto, obesite plakate s kodami QR in morda celo organizirate dogodek za zaposlene. Potem pa čakate, da si zaposleni aplikacijo prenesejo.

Nekateri si jo. Mnogi ne. Nekaj tednov pozneje se zalotite pri znanem vprašanju: Zakaj je ne uporablja več ljudi?

Težava pogosto ni v sami aplikaciji, temveč v načinu, kako je bila uvedena. Videli smo podjetja, v katerih aplikacijo za zaposlene vsak mesec redno uporablja več kot 90 % zaposlenih. Ne zato, ker bi pripravila posebej domiselno kampanjo ob uvedbi, ampak zato, ker so uvajanje uporabnikov obravnavala kot sestavni del projekta. Vključila so vodje, zagotovila pomoč in zaposlenim dala jasen razlog, da začnejo.

V nadaljevanju predstavljamo nekaj pristopov, ki so se v praksi izkazali za uspešne, in nekaj napak, ki se jim je vredno izogniti.

1. Začnite z razlogom, ne z obvestilom

Pomislite na zaposlenega, ki dela v skladišču, proizvodnji ali na terenu. Opraviti mora svoje delo, morda nima službenega e-poštnega naslova in verjetno ne preživi veliko časa pred računalnikom. Njegov telefon je najverjetneje njegova osebna naprava.

Zdaj si predstavljajte, da mu rečete: »Uvedli smo novo platformo za komuniciranje z zaposlenimi. Prenesite aplikacijo in opravite registracijo.«

Z njegovega vidika ste mu pravkar naložili še eno nalogo. Primerjajte to s sporočilom, da lahko zdaj neposredno na telefonu dostopa do svojih plačilnih list, preveri preostale dni dopusta ali poišče pomembne informacije o podjetju.

Prvo sporočilo pojasni, kaj je naredilo podjetje. Drugo pojasni, kaj pridobi zaposleni. Razlika v načinu komuniciranja je majhna, a pomembna, ko od ljudi pričakujete, da bodo spremenili svoje navade.

Ljudje si praviloma ne želijo še ene aplikacije na telefonu. Želijo si nekaj koristnega opraviti z manj truda. Za nekoga je to lahko preverjanje delovnega urnika. Za drugega prejem pomembnega obvestila, ne da bi moral vprašati vodjo. Nekdo tretji si morda preprosto želi ogledati fotografije z dogodka podjetja ali izvedeti, kaj se dogaja v drugem oddelku.

Preden začnete načrtovati uvedbo, se vprašajte, zaradi česa bo zaposlenemu všeč, da si je aplikacijo prenesel. Če je edini odgovor, da želi vodstvo izboljšati interno komuniciranje, boste verjetno morali še nekoliko razmisliti.

2. Naj bodo vodje zgled

Eden najučinkovitejših pristopov, ki smo jih videli, prihaja iz podjetja Automatic servis, slovenskega podjetja z več kot 300 zaposlenimi, od katerih jih veliko dela na terenu.

Ko je Automatic servis uvedel svojo aplikacijo za zaposlene Moj AS, niso preprosto poslali navodil za namestitev vsem in upali na najboljše. Začeli so pri ljudeh, ki so bili z zaposlenimi že povezani pri vsakodnevnem delu: pri vodstvu, vodjih oddelkov in vodjih ekip.

Te skupine so se udeležile praktičnega usposabljanja in aplikacijo začele uporabljati kar na kraju samem. Niso zgolj poslušale predstavitve aplikacije. Namestile so jo, se prijavile in se jo naučile uporabljati. Nato so enak postopek ponovile s svojimi ekipami.

Tako je nastala preprosta veriga uvajanja. Namesto da bi ena osrednja projektna ekipa poskušala doseči več sto zaposlenih, se je podjetje oprlo na ljudi, ki so že imeli vzpostavljene odnose s sodelavci. Uvajanje je postalo del vsakodnevnega komuniciranja v ekipah in ne še ena pobuda s sedeža podjetja.

Obstaja praktičen razlog, zakaj to deluje. E-pošta iz kadrovske službe lahko zaposlenega obvesti, da aplikacija obstaja. Toda ko si njegov vodja vzame nekaj minut, mu pokaže, kako jo namestiti, pomaga pri prijavi in opozori na nekaj uporabnega, je izkušnja drugačna. Zaposleni lahko takoj postavljajo vprašanja, morebitne težave pa je mogoče odpraviti, še preden obupajo.

Danes je v povprečnem mesecu aktivnih več kot 90 % zaposlenih v podjetju Automatic servis. Seveda samo uvajanje ne pojasni dolgoročne uporabe. Moj AS ponuja tudi koristne informacije o podjetju, osebne dokumente, zgodbe zaposlenih in možnosti za sodelovanje. Vendar je pristop k uvedbi podjetju pomagal doseči zaposlene, ki si aplikacije sicer morda nikoli ne bi namestili.

Več si lahko preberete v zgodbi podjetja Automatic servis.

Nauk za druge organizacije je precej preprost. Vodjem ni treba postati tehnični strokovnjaki, vendar bi morali biti med prvimi uporabniki aplikacije. Pripravite jim kratko praktično usposabljanje, pokažite funkcije, ki bodo koristile njihovim ekipam, in poskrbite, da bodo vedeli, kje lahko dobijo pomoč. Nato jim namenite čas in odgovornost, da aplikacijo predstavijo svojim sodelavcem.

3. Ne podcenjujte truda, potrebnega za prvo prijavo

Še en zanimiv primer prihaja od ene naših strank, velikega farmacevtskega podjetja v Sloveniji. Podjetje je uvedlo aplikacijo za zaposlene, ki omogoča varen dostop do osebnih kadrovskih podatkov in dokumentov. Številni zaposleni delajo v proizvodnji in nimajo enakega dostopa do poslovnih sistemov kot sodelavci v pisarnah.

Ker aplikacija vsebuje občutljive osebne podatke, morajo zaposleni pred dostopom dokazati svojo identiteto. Podjetje je izbralo SI-PASS, slovensko državno storitev za spletno identifikacijo in elektronsko podpisovanje, ki omogoča varno avtentikacijo z različnimi sredstvi digitalne identitete.

To je bil ustrezen način varovanja osebnih podatkov, vendar je hkrati prinesel izziv pri uvajanju uporabnikov. Nekateri zaposleni so SI-PASS že poznali, drugi pa so potrebovali pomoč pri vzpostavitvi ali prvi uporabi. Podjetje je razumelo, da zgolj pošiljanje navodil več tisoč zaposlenim ne bo dovolj.

Zato je na več lokacijah podjetja organiziralo stojnice za osebno pomoč. Zaposleni so jih lahko obiskali, dobili pomoč pri uporabi SI-PASS in opravili prvo prijavo v aplikacijo za zaposlene. Podjetje je imenovalo tudi interne ambasadorje, ki so aktivno pojasnjevali prednosti in sodelavcem pomagali pri prvih korakih. Vključilo je tudi srednji menedžment: vodje so svoje ekipe spodbujali k začetku uporabe in pojasnjevali, zakaj jim bo aplikacija koristila.

Pri tem pristopu izstopa trud, ki ga je podjetje vložilo v to, da je pomoč približalo zaposlenim, namesto da bi pričakovalo, da bodo vse ugotovili sami. To je še posebej pomembno v organizacijah z zaposlenimi v proizvodnji, izmenskim delom ali ljudmi na številnih lokacijah.

Postopek prijave, ki izkušenemu pisarniškemu delavcu vzame dve minuti, je lahko resnična ovira za nekoga, ki redko uporablja digitalna delovna orodja. Morda mora aktivirati sredstvo za identifikacijo, je pozabil geslo ali preprosto ne ve, katero možnost izbrati. Ko se nekdo enkrat neuspešno poskusi prijaviti, ga je lahko težko prepričati, naj poskusi znova.

Osebne pomoči ni treba zapleteno organizirati. Majhna stojnica pri vhodu, sejna soba, kjer lahko sodelavci dobijo pomoč, ali nekaj ljudi, ki so na voljo ob menjavi izmen, lahko pomenijo veliko razliko. Pomembno je, da zaposleni postopek dokončajo, ko je pomoč na voljo, namesto da jih odpravimo s še enim listom navodil.

Kadar so vključeni osebni prijavni podatki ali digitalne identitete, morajo zaposleni svoje prijavne podatke vedno vnesti sami in ohraniti nadzor nad njimi. Pomoč pri postopku nikoli ne sme zahtevati, da nam zaposleni zaupa svoje geslo.

4. Zaposlenim namenite čas za prve korake

Obstaja še en vidik uvajanja, ki ga podjetja včasih spregledajo: zaposleni potrebujejo priložnost, da postopek sploh opravijo.

Nekdo, ki dela na proizvodni liniji, med izmeno morda ne more porabiti 15 minut za namestitev aplikacije in registracijo. Tudi pričakovanje, da se bo s tem ukvarjal doma, v prostem času, ni vedno razumno. Celo zaposleni, ki jih aplikacija zanima, lahko postopek odlagajo preprosto zato, ker nikoli ni primernega trenutka.

Oba primera strank sta to naslovila na različna načina. Automatic servis je za doseganje zaposlenih uporabil obstoječe vodstvene strukture in ekipe. Farmacevtsko podjetje je zaposlenim omogočilo pomoč na njihovih delovnih mestih.

O tem je vredno razmisliti pri načrtovanju uvedbe. Ali lahko vodje namenijo nekaj minut sestanka ekipe pomoči pri prvih korakih? Ali je mogoče zagotoviti pomoč pred menjavo izmen ali po njej? Ali so na nekaterih lokacijah zaposleni, ki morda potrebujejo več pomoči kot drugod?

Raziskave spreminjanja vedenja ponujajo uporaben pogled na to vprašanje. Ljudje potrebujejo razlog, da nekaj naredijo, zmožnost, da to opravijo, in praktično priložnost za ukrepanje. Dobra aplikacija za zaposlene lahko zagotovi prvo dvoje, toda če nihče v delovnem dnevu ne nameni časa uvajanju, se lahko uporaba še vedno širi počasi.

5. Naj bo prva izkušnja koristna

Predstavljajte si, da je zaposleni končno namestil aplikacijo in se prijavil. Kaj se zgodi nato? Ali vidi pozdravno sporočilo direktorja, pet starih novic in seznam internih pravilnikov ali pa lahko takoj naredi nekaj, kar mu je pomembno?

Podjetja včasih vložijo toliko truda v to, da zaposleni opravijo registracijo, da manj pozornosti namenijo temu, kar se zgodi takoj zatem. Toda prva izkušnja lahko vpliva na to, ali bo nekdo aplikacijo videl kot koristno orodje ali zgolj kot še eno službeno aplikacijo, ki naj bi jo namestil.

Dobro uvajanje mora zato segati korak dlje od prijave. Zaposlenim pomagajte poiskati zadnjo plačilno listo, preveriti pomembno novico, poiskati kontaktne podatke sodelavca ali preizkusiti drugo funkcijo, ki jim nekaj pomeni. Konkretno dejanje bo odvisno od tega, kaj vaša aplikacija ponuja, vendar mora pokazati resnično korist.

To pomeni tudi, da se mora sporočilo ob uvedbi ujemati s tem, kar je na voljo. Če obljubljate dostop do kadrovskih podatkov, poskrbite, da deluje. Če aplikacijo predstavljate kot mesto za novice podjetja, pripravite relevantne vsebine. In če želite, da zaposleni sodelujejo, jim ponudite nekaj, na kar se je vredno odzvati.

Doseči, da si nekdo prenese aplikacijo, je dober začetek. Pomagati mu odkriti, zakaj bi jo želel odpreti znova, pa je veliko bolj dragoceno.

6. Poiščite ambasadorje, vendar jih ne spreminjajte v prodajalce

Obstaja razlog, da je vlogo ambasadorjev v farmacevtskem podjetju vredno omeniti posebej. Zaposleni se ne zgledujejo vedno po najvišjem vodstvu. Poslušajo tudi sodelavce, ki jih poznajo in jim zaupajo, še posebej ko preizkušajo nekaj neznanega.

V večini organizacij so ljudje, na katere se drugi spontano obrnejo, ko imajo vprašanje. To je lahko izkušen delavec v proizvodnji, sodelavec, ki pozna veliko ljudi, ali koordinator izmene, ki rad pomaga drugim. Ti ljudje so lahko odlični ambasadorji, ker razumejo svoje sodelavce in znajo stvari pojasniti na naraven način.

Sodelavec, ki reče: »Včeraj sem v njej preveril svoj dokument. Pridi, ti pokažem,« je lahko prepričljivejši od dovršene predstavitve prednosti digitalnega komuniciranja.

Ambasadorji ne potrebujejo dolgega programa usposabljanja ali odgovornosti za tehnično podporo. Omogočite jim zgodnjo uporabo aplikacije, pomagajte jim razumeti njene glavne funkcije in jim zagotovite preprost način sporočanja težav. Postanejo lahko tudi dragocen vir povratnih informacij: povedo vam lahko, katera navodila so nejasna, o čem ljudje sprašujejo in kje se uvajanje običajno zatakne.

Predvsem pa jih ne spreminjajte v prodajalce, katerih naloga je vse prepričati v prenos aplikacije. Naj pokažejo, kaj se njim zdi koristno, in pomagajo sodelavcem, ki pomoč potrebujejo. To je običajno veliko bolj naraven način vzbujanja zanimanja.

7. Česa ne početi: pogoste napake, ki otežujejo začetek uporabe

Tudi dobro načrtovana uvedba ima lahko težave, če je dostop do aplikacije zapleten ali če zaposlenim ni prijetno ob tem, kar od njih pričakujemo. Nekatere največje ovire nastanejo zaradi odločitev, ki se z vidika podjetja zdijo povsem razumne.

Zahtevati upravljanje osebnih telefonov s strani podjetja, ne da bi upoštevali zaupanje

Številne organizacije želijo, da zaposleni aplikacijo uporabljajo na osebnih telefonih, še posebej kadar večina zaposlenih nima službenih naprav. To lahko deluje zelo dobro, vendar postane bolj zapleteno, ko zaposlenim povedo, da morajo najprej namestiti programsko opremo podjetja za upravljanje naprav.

Nekateri zaposleni se bodo takoj vprašali, ali lahko delodajalec vidi vsebino njihovega telefona, spremlja njihovo lokacijo ali izbriše osebne podatke. Ti pomisleki so razumljivi. Sodobne rešitve za upravljanje naprav lahko zagotavljajo visoko raven varovanja zasebnosti, nekatere pa so posebej zasnovane za ločevanje osebnih in službenih podatkov, vendar zaposleni teh razlik morda ne poznajo.

Težava ni nujno v tehnologiji. Gre za zaupanje, ki ga pričakujete. Zahteva, naj nekdo delodajalcu prepusti določeno raven nadzora nad napravo, ki jo je kupil sam, je lahko težko izhodišče, še posebej kadar je namen zgolj dostop do novic podjetja ali osebnih kadrovskih podatkov.

Preden upravljanje naprav določite kot obvezno, razmislite, ali je za storitve, ki jih ponujate, res potrebno. Ali bi zahtevano varnost lahko zagotovili z varno avtentikacijo in zaščito znotraj aplikacije? Če so dodatni nadzorni ukrepi neizogibni, jasno pojasnite, do česa lahko podjetje dostopa in do česa ne, ter razmislite o alternativah za zaposlene, ki svojih osebnih naprav ne želijo vključiti v upravljanje podjetja.

Varnost je pomembna, prav tako pa tudi zaupanje zaposlenih. Dobra rešitev mora upoštevati oboje.

Po nepotrebnem zapletati prvo prijavo

Vsak dodaten korak pri registraciji je nova priložnost, da nekdo obupa. Novo uporabniško ime, začasno geslo, aktivacijsko e-sporočilo, ločena aplikacija za avtentikacijo in obvezna sprememba gesla so lahko vsak zase smiselni, skupaj pa postanejo frustrirajoči.

Nekateri varnostni koraki so potrebni, še posebej kadar gre za občutljive osebne podatke. Cilj ni odstraniti pomembnih zaščitnih ukrepov, temveč postopek čim bolj poenostaviti.

Uvajanje preizkusite z zaposlenimi, ki niso sodelovali pri projektu. Prosite jih, naj brez pomoči namestijo aplikacijo, opravijo registracijo in poiščejo nekaj uporabnega. Opazujte, kje se jim zatakne, še posebej če nimajo službenega e-poštnega naslova ali niso vešči uporabe digitalnih orodij. Ta opažanja vam bodo običajno povedala več kot še en interni pregled navodil.

Aplikacijo napovedati enkrat in pričakovati, da se bodo pridružili vsi

Eno samo obvestilo redko zadostuje, še posebej ko želite doseči zaposlene, ki obstoječih komunikacijskih kanalov podjetja ne uporabljajo redno. Če vaši zaposleni v proizvodnji ne berejo službene e-pošte, z e-poštnim obvestilom o novi komunikacijski aplikaciji ne boste dosegli veliko ljudi.

Izkoristite kraje in trenutke, kjer so zaposleni že prisotni. Sestanki ekip, predaje izmen, oglasne deske in pogovori z vodji so lahko koristnejši od še enega sporočila s sedeža podjetja. Ljudem ponudite več priložnosti za prve korake in pomoč zagotavljajte tudi po uradni uvedbi.

Pritiskati na zaposlene, namesto da bi jim pomagali

Vključevanje vodstva je pomembno, vendar obstaja razlika med spodbujanjem uporabe koristnega orodja in pritiskanjem na ljudi, naj namestijo nekaj, česar ne razumejo.

Če vodja vedno znova sprašuje, zakaj si nekdo še ni prenesel aplikacije, ne da bi razumel, kaj ga pri tem ovira, lahko pogovor hitro postane neprijeten. Morda ima zaposleni starejši telefon, ne želi uporabljati osebne naprave za delo ali pa se je že poskusil registrirati in mu ni uspelo.

Ugotovite, kaj je ovira, preden predpostavite, da zaposlenega aplikacija preprosto ne zanima. Vodje naj ljudem pomagajo dostopati do koristi, ne pa začetka uporabe spreminjati v še en cilj delovne uspešnosti.

Uvesti aplikacijo, v katero se ni vredno vračati

Lahko imate zelo uspešno kampanjo uvajanja uporabnikov, pa je dolgoročna uporaba vseeno slaba, če zaposleni ugotovijo, da aplikacija zanje ne ponuja veliko.

Aplikacija z občasnimi obvestili podjetja lahko pritegne pozornost v tednu uvedbe, vendar potrebuje več, da postane del vsakodnevnega dela. V podjetju Automatic servis Moj AS na primer vključuje osebne dokumente, operativne informacije, zgodbe podjetja in ekip ter možnosti, da zaposleni prispevajo ideje. Ni zgolj oglasna deska na telefonu.

Enako načelo velja za vsako aplikacijo za zaposlene. Informacije naj ostajajo relevantne, koristne storitve naj bodo lahko dostopne, zaposlenim pa ponudite možnosti sodelovanja. Več potisnih obvestil aplikacije ne bo naredilo dragocenejše, če vsebina za njimi ni vredna branja.

8. Uvedbo obravnavajte kot proces, ne kot dogodek

Datum uvedbe je koristen, ker vsem daje cilj, na katerega se lahko pripravijo, vendar ne bi smel biti ciljna črta. Najuspešnejše uvedbe, ki smo jih videli, vključujejo pripravo pred začetkom, praktično pomoč med uvajanjem in stalno pozornost tudi pozneje.

Pred uvedbo: pripravite ljudi, ki bodo pomagali

Prepoznajte vodje, lokalne koordinatorje in ambasadorje, ki bodo pomagali zaposlenim, ter poskrbite, da sami prvi začnejo uporabljati aplikacijo. Znati morajo prikazati prvo prijavo, pojasniti glavne koristi in vedeti, kam napotiti sodelavce, če gre kaj narobe.

Aplikacijo že od prvega dne pripravite s koristnimi vsebinami in storitvami. Registracijo preizkusite z zaposlenimi, ki uporabljajo različne telefone in imajo različno raven digitalnih izkušenj, ter načrtujte, kdaj in kje bo na voljo pomoč. Ne pozabite na ljudi, ki delajo v različnih izmenah ali na manjših lokacijah.

Med uvedbo: pomagajte zaposlenim pri prvih korakih

Uporabite sestanke ekip in manjša uvajanja, namesto da bi se v celoti zanašali na veliko uvodno predstavitev. Kjer je potrebno, organizirajte točke za osebno pomoč, da bodo zaposleni lahko opravili registracijo ob prisotnosti nekoga, ki jim lahko pomaga.

Bodite pozorni na to, kaj se med temi srečanji dejansko dogaja. Koliko ljudem se je uspelo prijaviti? Kateri koraki so bili težavni? Ali so v aplikaciji našli kaj koristnega? Če se več zaposlenih spopada z isto težavo, jo odpravite, namesto da ponavljate navodila.

Po uvedbi: nadaljujte delo tam, kjer so še vrzeli

Nekateri zaposleni se bodo pridružili takoj, drugi bodo morda potrebovali več časa ali pomoči. Preverite, kateri oddelki in lokacije uporabljajo aplikacijo ter kje se uporaba širi počasneje. Pogovorite se z vodji in ambasadorji, da boste razumeli, kaj se dogaja, in še naprej zagotavljajte pomoč tam, kjer je potrebna.

Prav tako pomembno je, da aplikacija ostane koristna. Objavljajte relevantne informacije, uvajajte storitve, ki jih zaposleni potrebujejo, in prisluhnite njihovim povratnim informacijam. Prvi mesec je priložnost za vzpostavitev dobrih navad, vendar jih je treba podpirati še dolgo po koncu začetne kampanje.

Izkušnji podjetja Automatic servis in farmacevtskega podjetja kažeta, da za uspešno uvajanje uporabnikov ni potrebna obsežna kampanja. Potrebni so ljudje, ki so pripravljeni pomagati, dovolj časa, da zaposleni naredijo prve korake, in koristna izkušnja, ko začnejo aplikacijo uporabljati.

Navsezadnje resnični uspeh aplikacije za zaposlene ni v tem, koliko ljudi si jo prenese na dan uvedbe. Pomembno je, koliko jih ima dober razlog, da jo znova odprejo naslednji mesec.