Interna komunikacija: zakaj vaši zaposleni ne potrebujejo Googla

Ko sem pred leti začel raziskovati svet intranetov, sem se srečal s številnimi predlogi. Eden od njih, ki se je vedno znova pojavljal, je bil: “Zakaj ne bi bil intranet preprosto iskalno polje, nekakšen ‘Google’ za podjetje?” Na prvi pogled se zdi ta ideja privlačna, vendar pa se v praksi nikoli ni uveljavila. Zakaj? Poglobimo se v to vprašanje.

1 Ko informacije postanejo igra skrivalnic

Predstavljajte si, da ste novi zaposleni v velikem podjetju. Na intranetu iščete informacije o korporativni kulturi. Vtipkate “korporativna kultura” in dobite na tisoče rezultatov. Kateri je pravi? Kje začeti? Google je pri razvrščanju rezultatov močan, saj ima za seboj algoritme, ki razumejo kontekst in uporabnikove namere.

V podjetju je kontekst drugačen. Potrebujete strukturirane informacije, ki so prilagojene vašemu delovnemu mestu, oddelku in nalogam. Tukaj pride do izraza koncept prepoznavanja*. Zaposleni potrebujemo informacije, ki jih lahko prepoznamo in povežemo s svojimi nalogami, ne pa nepovezano neskončnega seznama rezultatov.

2 Premalo ali preveč: Podrto razmerje med informiranjem in sodelovanjem

V enem od podjetij so imeli intranet, ki je temeljil predvsem na iskanju. Zaposleni so se pritoževali, da se počutijo izolirane in ne morejo deliti svojih znanj. Iskanje informacij je eno, deljenje in sodelovanje pa nekaj povsem drugega. Toda kaj se zgodi, ko gremo v drugo skrajnost in postavimo sodelovanje v ospredje?

Poglejmo primer platforme Microsoft Teams, ki služi komunikaciji in sodelovanju zaposlenih. Medtem ko Teamsi s klepetalnikom in klici omogočajo odlično interakcijo v realnem času, se lahko zaposleni soočajo s težavami, ko poskušajo najti specifične informacije iz preteklih pogovorov s sodelavci. Čeprav je možnost iskanja vključena, je od zaposlenih odvisno, da se tem natančno spomnijo ključnih besed ali konteksta. To je primer, kjer se zanašamo na priklic** zaposlenih.

Toda ta skrajnost sodelovanja, kjer je vsaka informacija del pogovora, prav tako ni idealna za nadomestitev tradicionalnega intraneta. Brez jasne strukture ali indeksiranja informacij se lahko pomembne podrobnosti izgubijo v morju pogovorov, kar otežuje iskanje in dostop do potrebnih informacij.

3 Iskanje brez najdbe: Ko tehnologija in kultura postaneta ovira

Razvoj učinkovitega iskalnega sistema ni mačji kašelj. Za lažjo predstavo: Google zaposluje več tisoč inženirjev in drugih strokovnjakov, ki se neprestano ukvarjajo z izboljšavami svojega iskalnika in optimizacijo iskalnih rezultatov. Medtem ko imajo takšna velika podjetja sredstva in strokovno znanje za nenehno izboljševanje, mnoga manjša podjetja za razvoj naprednih iskalnih algoritmov nimajo kapacitet.

Vendar pa tehnične ovire niso edini izziv. Ključno vlogo pri tem, kako zaposleni uporabljajo in dojemajo intranet, igra organizacijska kultura. V podjetju z zaprto in hierarhično kulturo, kjer zaposleni ne čutijo potrebe ali želje po deljenju informacij, bi lahko intranet, ki je zasnovan predvsem kot iskalnik, še dodatno omejil sodelovanje. Nasprotno pa bi lahko intranet v odprti in sodelovalni kulturi, kjer zaposleni aktivno iščejo priložnosti za deljenje znanja, zmanjšal interakcijo in sodelovanje med zaposlenimi.

Umetna inteligenca in chatboti: Nov pristop ali stara ideja v novi preobleki?
Z razvojem chatbotov, ki temeljijo na umetni inteligenci, se poraja vprašanje, ali bi lahko ti tehnološki dosežki rešili težave tradicionalnih intranetov. Vašim zaposlenim lahko zagotovijo hitre odgovore na pogosta vprašanja, kar bi lahko izboljšalo iskalne zmogljivosti intraneta. Vendar tukaj obstaja past. Čeprav chatboti lahko izboljšajo iskanje, ne morejo nadomestiti potrebe po interakciji in sodelovanju med zaposlenimi. Na primer:

• Projektno sodelovanje: Medtem ko chatbot lahko posreduje informacije o projektu, ne more sodelovati pri brainstormingu ali pomagati pri reševanju kompleksnih problemov, ki zahtevajo človeško intuicijo in kreativnost.
• Mentorstvo in usposabljanje: Chatbot lahko posreduje osnovne informacije o določeni temi, vendar ne more nadomestiti mentorja ali trenerja, ki lahko ponudi osebno usmerjanje in podporo.
• Človeška interakcija: Medtem ko chatboti lahko odgovarjajo na vprašanja, ne morejo zaznati čustev ali razumeti kompleksnih človeških odnosov. Zaposleni potrebujejo pristne človeške interakcije, ki jih tehnologija ne more popolnoma nadomestiti.

Zakaj intraneti delujejo, kot delujejo?
Intraneti niso le mesto, kjer iščemo informacije. So kot velika spletna soba, kjer se vsi zaposleni srečujejo, klepetajo, delijo pomembne stvari in sodelujejo. Predstavljajte si, da imate v podjetju veliko oglasno desko, na kateri vsi objavljajo novosti, vabila na sestanke ali pa prošnje za pomoč pri projektu. Intranet je pravzaprav ta digitalna oglasna deska.

V današnjem hitrem poslovnem svetu, kjer je delo v ekipi zelo pomembno, intraneti pomagajo, da se vsi počutimo povezane, ne glede na to, ali smo v isti pisarni ali na drugem koncu sveta. Ključ do njihovega uspeha je v tem, da združujejo pravo razmerje med prepoznavo in priklicem ter med informiranjem in sodelovanjem. Tradicionalni intraneti so se obdržali in se bodo tudi v bodoče, ker uspešno uravnotežijo te ključne elemente.

Ko naslednjič slišite predlog, da bi intranet moral biti “kot Google”, se spomnite na zgornje tri razloge. Intraneti so več kot le iskalno polje. So srce in duša podjetja – platforma, ki povezuje, informira in spodbuja sodelovanje.

Opomba:
* Prepoznavanje se nanaša na sposobnost identifikacije informacij ali objektov, ki smo jih že prej srečali ali se z njimi srečali. Na primer, ko prepoznamo obraz nekoga, ki smo ga že videli, ali ko prepoznamo pesem, ki smo jo že slišali.
** Priklic je sposobnost aktivnega spominjanja informacij brez kakršnih koli zunanjih namigov. To je, ko se poskušate spomniti imena osebe, ki ste jo srečali na zabavi, ali ko poskušate obnoviti informacije za izpit brez gledanja v zapiske.