Intranet razviti ali najeti? – To je sedaj vprašanje 

V današnjem času, ko so tehnologije napredovale in so na voljo različne rešitve, se organizacije soočajo z vprašanjem, ali je bolje razviti intranet po meri ali kupiti oziroma najeti že narejen produkt. 

Sedeli smo v veliki poslovni pisarni. Midva s sodelavcem na eni strani mize, naročnikov direktor in projektna ekipa na drugi. Projektor na sredini mize je na steno projiciral projektni načrt, iz katerega je bilo razvidno, da bo projekt trajal približno osem mesecev. »Boste v tem času res sposobni razviti intranet z vsemi specifikami za nas, kot smo se zmenili?«, je še zadnjič vprašal direktor. »Seveda« se je glasil samozavesten odgovor, čemur je sledilo rokovanje v znak dogovora. Zgodilo se je, da se je projekt podaljšal za tri mesece, saj so se vmes pokazale nove zahteve in želje stranke po drugačnih tehnoloških rešitvah. 

Razvoj intraneta po meri 

Kljub morda pristranskemu uvodniku ima razvijanje IT rešitev po meri, kamor spadajo tudi intraneti, nekaj prednosti. Organizacije, tako kot posamezniki, sami sebe dojemajo kot unikatne. Vsaka organizacija ima svoje posebnosti, ki se odražajo predvsem na mikro ravni delovnih aktivnosti. Na primer, ob vpogledu v 100 podjetij bi verjetno naleteli na vsaj 70 različnih pristopov k obdelavi potnih nalogov. Prva prednost razvoja po meri je torej možnost, da organizacija natančno določi svoje potrebe in zahteve, intranet pa te potrebe v celoti podpre. 

Druga prednost je fleksibilnost prilagajanja intraneta glede na spremembe v poslovanju, s čimer se zagotovi, da intranet ostaja ustrezen tudi za nove in prihodnje potrebe organizacije. Seveda je za to potrebno imeti interne vire ali zunanje partnerje, ki lahko implementirajo spremembe v skladu z dinamiko organizacije. 

Tretja prednost je možnost izbire želene tehnologije. To je pomembno predvsem z vidika obvladovanja tehnološkega nabora znotraj podjetja s pomočjo internih strokovnjakov ali kompetentnih zunanjih partnerjev. Ključno vlogo pri izbiri igrajo digitalne rešitve, ki so že na voljo v organizaciji in jih je smiselno bolje izkoristiti. Primer tega je SharePoint oziroma Microsoft 365, za katerega večina organizacij že ima zakupljene licence, vendar jih pogosto ne uporabljajo v celoti. 

Najem intraneta

Unikatnost pa ni vedno pokazatelj uspešnosti. Včasih se edinstvenost običajnih delovnih procesov v podjetju odraža celo negativno kot zmanjšana učinkovitost, saj se aktivnosti izvajajo mimo dobrih praks in standardov. Takšna neskladja ter pomanjkljivosti je laže odpraviti z uporabo standardiziranih, preverjenih in pripravljenih rešitev. 

V svetu digitalnih platform za informiranje, komunikacijo in sodelovanje med sodelavci, kamor sodijo intraneti, je najem vnaprej pripravljenih produktnih rešitev zadnjih nekaj let trend, ki prinaša svoje prednosti. 

Prva prednost je, da organizacija lahko takoj začne uporabljati intranet, s čimer se hitreje poveže z zaposlenimi. Načrtovanje, oblikovanje in implementacija intraneta po meri lahko traja od pol do enega leta ali več. Z najemom že pripravljene rešitve se ta čas lahko skrajša na nekaj tednov. 

Druga prednost je, da so že izdelani intraneti običajno preizkušeni in zanesljivi, kar zmanjšuje tveganje pojava napak ali neustrezne funkcionalnosti. Za takšnimi rešitvami stojijo ekipe, ki skrbijo za njihov nadaljnji razvoj in vzdrževanje. Z novimi različicami prihajajo nove funkcionalnosti, ki jih podjetja lahko izkoristijo za svoje nove potrebe. 

Tretja prednost je, da je cena najema že izdelanega intraneta običajno nižja kot cena razvoja intraneta po meri. Pri tem je treba upoštevati tudi stroške vzdrževanja, gostovanja in razvoja morebitnih novih funkcionalnosti. 

Torej najeti? 

Ko organizacije razmišljajo o uvedbi intraneta, se soočajo z odločitvijo, ali bodo izdelale lasten intranet ali najele že narejenega. Čeprav ima lastni intranet nekatere prednosti, kot so večja prilagodljivost in prilagojenost specifičnim potrebam organizacije, pa je najem že narejenega intraneta pogosto optimalnejša izbira. 

Že narejeni intranet je namreč na voljo takoj in je po navadi tudi cenejša izbira, kar organizaciji prihrani čas in denar. Poleg tega podjetje z njim vpelje dobre prakse ter standardizira procese, kar lahko izboljša produktivnost in učinkovitost. Optimizacija postopkov, ki so z leti morda postali neobvladljivi, lahko prinese pomembne izboljšave pri delovanju organizacije. 

Pomembno je, da organizacija izbere intranet, ki ustreza njenim potrebam in zahtevam. Pri tem je ključno preučiti možnosti in prednosti vsake rešitve ter se odločiti glede na specifične potrebe in cilje organizacije.